业务档案管理制度

第一条 为了加强本所档案的科学管理，提高档案工作的质量，更好为本所业务工作服务，根据《中华人民共和国档案法》、国家司法行政部门和档案部门关于档案管理的有关规定，结合本所的具体情况，特制定本制度。

第二条 本所的档案、是指本所在业务和各项工作中形成的有保存价值的文字、表格、图纸、录音录像、照片等不同形式的材料。

本所律师及其他工作人员在本所工作期间承接、办理案件或进行其他业务活动所形成的上述资料，均属本所所有，并纳入本所档案管理范围。

第三条 本所指定专门档案管理人员，负责管理本所的全部档案，确保档某的完整、准确、安全和有效利用。

第四条 本所档案工作的基本任务：

（一）集中统一管理本所全部档案，负责档案的接收、整理、立卷、归档，保管和提供利用。

（二）负责对所保管的全部档案进行定期鉴定、销毁工作。

(三）严格执行档案保密制度、维护档案的完整与完全。

第五条 文件材料的归档范围。凡是反映本所工作主要活动情况，具有查考和利用价值的文件、材料均应立卷归档。主要包括：

（一）各级司法行政管理部门颁布发需贯彻执行的有关律师工作的指示、决定、决议和通知等。

（二）本所合伙人会议、全所工作会议、专门工作会议记录、纪要；

（三）本所的历史沿革、大事记及重要活动事件的剪报、录音、录像、照片、荣誉证书等材料；

（四）本所制订的章程和规章制度等文件材料：

（五）本所合伙人、专、兼职律师以及其他人员的人事档案；

（六）要对外签订的各种合同、协议书等文件材料；

（七）本所财务报表、帐簿、凭证等会计档案；

（八）本所合伙人、专、兼职律师接受本所委派代理的诉讼与非诉讼材料，包括案件来源（委托代理合同、法律顾问聘任合同）、诉讼文书、非诉讼文书和证据材料：

（九）其他具有历史参考、利用价值的文件材料。

第六条 不归档的文件材料范围：

（一）重复文件和无查考利用价值的事务性、临时性文件：

（二）普发性供参阅、不须贯彻执行的文件材料：

（三）本所未经合伙人讨论、审阅、签发的未生效文件、文件修改稿；

（四）本所人员未经本所授权以自己名义对外形成的与本所无关的文件材。

第七条 立卷归档要求：

（一）立卷档案的卷宗应按照文件材料自然形成的规律，保持文件之间的历史联系，区别不同价值，便于保管和利用；

（二）归档的文件材料应齐全、完整、系统；

（三）归档的档案划分保管期限准确，分类合理，文件质量符合要求；

（四）诉讼档案要求一案一卷，同一个案件的多道诉讼程序形成的案卷，可列分册；证据材料较多的，可列分册。

第八条 归档时间：

（一）文书材料由档案员负责及时收集、回扰，于次年第一季度内立卷归档；

（二）诉讼档案，以一案一号为原则，在案件办结后一个月内，由主办律师或其助理按案卷装订要求立卷，后将案卷移交档案室编号归档。档案工作人员对移送来的各类案件，应即时办理签收手续。

第九条 档案的保管期限：

文件档案的保管期限定为永久、长期、短期三种。短期保存指保存后5年、10年、15年后可以销毁；长期保存指保存15年后可以销毁。

第十条 案卷的装订要求：

（一）卷内文件材料应按顺序排列，在每页材料右上角编上页号；

（二）立卷归档的案卷，应按规定格式逐件填写卷内文件目录。卷内文件目录放在卷首；

（三）案卷封面应逐项按规定填写清楚，应当用毛笔或黑色钢笔填写，并且做到字迹工整、清晰规范；

（四）案卷封底应附卷内备考表，用于说明卷内文件缺损、修改、补充、移交和销毁等情况；

（五）案卷装订时要求右齐、下齐。案卷装订每册以不超过200页为宜，超过时可立分册。

第十一条 立卷责任人员要求：

（一)档案工作人员要熟悉档案业务和法律业务，提高本所的档案管理水平积极主动为档案利用者服务；

（二）档案工作人员要认真执行国家和本所的保密制度，确保档案安全。

(三）案件承办人从受案开始，就要注意收集全部法律文件材料；结案后及时整理，按办理程补齐。无法补齐的，须附加说明材料。

第十二条 本所全部档案由档案管理人员负责集中统一管理，如档案人员调离工作时，须办理好交接手续方可调离。

第十三条 本所设置档案专用柜架，确保档案的安全。

第十四条 建立、健全档案资料的统计制度，对档案的收进、移出、保管、利用、销毁等情况进行统计。

第十五条 建立、健全档案的借阅、复制、利用制度。档案工作人员必须熟悉的档案情况，编制必要的检索工具，便于档案的借阅和提供利用。

第十六条 借阅档案、可由承办人直接到档案室借阅。不属于本人承办案件的档案，由借阅人征得承办人或本所主任同意并登记后，即可借阅：属于“秘密”级以上档案，经承办人及本所主任共同签字后方可借阅，但承办人已离开本所的除外。

第十七条 本所的档案鉴定工作由档案鉴定小组负责进行，鉴定小组由主管档案的合伙人、档案管理人员组成，由鉴定小组制定出本所档案材料保管期限表，报合伙人讨论通过后，作为进行鉴定档案的依据。

第十八条 档案鉴定小组对于确无保存价值的档案需要销毁时，应编写“销毁档案目录”，经合伙人会议审核批准后方可销毁。档案的销毁由2名以上合伙人监督。

第十九条 本所会计档案按国家财政部、国家档案局制定的《会计档案管理办法》管理。人事档案按国家人事部有关规定管理。

第二十条 本制度自本所成立之日起施行。

北京京本律师i事务所

2021年7月13日